Vereinfachung des Reisekostenrechts ab 2014

Zum 1. Januar 2014 tritt eine grundlegende Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft, die an vielen Stellen eine Vereinfachung bringt. Mehrheitlich sind die Änderungen auch mit einer Erleichterung für die Betroffenen Steuerzahler verbunden, aber ganz ohne verschärfende Änderungen kommt auch diese Reform nicht aus. Immerhin haben sich Bundestag und Bundesrat rechtzeitig für eine sorgfältige Vorbereitung der Reform auf das "Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" einigen können. Darin sind folgende Änderungen des Reisekostenrechts enthalten:

Arbeitsstätte: Für die Fahrt zur regelmäßigen Arbeitsstätte gilt die Entfernungspauschale, während beim Besuch anderer Arbeitsstätten die vollen Fahrtkosten steuerlich anerkannt werden. Nachdem der Bundesfinanzhof inzwischen mehrfach entschieden hat, dass ein Arbeitnehmer nur maximal eine regelmäßige Arbeitsstätte je Dienstverhältnis haben kann, wird die gesetzliche Regelung zur Arbeitsstätte entsprechend geändert. Statt dem Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird im Gesetz künftig der Begriff "erste Arbeitsstätte" stehen. Bei mehreren Tätigkeitsstätten kann der Arbeitgeber festlegen, welches die erste Tätigkeitsstätte ist. Hilfsweise richtet sich die Entscheidung nach objektiven Kriterien oder der Entfernung zur Wohnung des Arbeitnehmers. In erster Linie beseitigt diese Änderung in Zweifelsfällen das Potenzial für einen Streit mit dem Finanzamt, weil sie recht klar gefasst ist. Allerdings bedeutet die Änderung in einigen Fällen auch eine Verschlechterung gegenüber der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs, denn eine Tätigkeitsstätte kann sich nach der Änderung als "erste Tätigkeitsstätte" qualifizieren, auch wenn sie aktuell nicht als "regelmäßige Tätigkeitsstätte" gelten würde. Das gilt zum Beispiel für ein Studium oder eine Aus- und Weiterbildung, denn eine Universität oder andere Bildungseinrichtung sieht der Bundesfinanzhof ausdrücklich nicht als regelmäßige Arbeitsstätte an, während sie nach der neuen Regelung explizit als erste Tätigkeitsstätte gilt.

Verpflegungsmehraufwendungen: Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Hier werden die Mindestabwesenheitszeiten verringert und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung wird eine zweistufige Staffelung eingeführt. Zum Beispiel gibt es bislang eine Pauschale von 6 Euro bei Abwesenheiten zwischen 8 und 14 Stunden und eine Pauschale von 12 Euro bei Abwesenheiten zwischen 14 und 24 Stunden. Zukünftig fällt die niedrigste Pauschale von 6 Euro weg, sodass schon ab 8 Stunden Abwesenheit die Pauschale von 12 Euro gilt. Die Pauschale von 24 Euro für einen vollen Kalendertag bleibt unverändert, aber für den An- oder Abreisetag können bei einer auswärtigen Übernachtung zukünftig unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesem Tag grundsätzlich 12 Euro angesetzt werden. Erstattet der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen, kann er die Pauschalen auch verdoppeln und die zusätzliche Erstattung mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuern. Wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Pauschalen entsprechend gekürzt, und zwar für ein Frühstück um 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern die Kürzung entsprechend.

Mahlzeiten: Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung, ist für diese Mahlzeit künftig der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, sofern der Preis für die Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Die Besteuerung mit dem Sachbezugswert entfällt natürlich, wenn der Arbeitnehmer für diese auswärtige Tätigkeit eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand beanspruchen könnte, da dann stattdessen diese Pauschale entsprechend gekürzt wird. Diese Vereinfachung gilt allerdings nicht für so genannte Belohnungsessen. Dazu zählen nach der neuen gesetzlichen Festlegung alle Mahlzeiten, deren Preis 60 Euro übersteigt. Auch Arbeitsessen fallen nicht unter diese Regelung, weil sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen und damit die Mahlzeit nicht als geldwerter Vorteil gilt.

Doppelte Haushaltsführung: Für die Zweitwohnung kommt es bei einer doppelten Haushaltsführung im Inland zukünftig nicht mehr darauf an, ob die Mietkosten notwendig und angemessen sind, womit die aufwendige Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete überflüssig wird. Auch die Größe der Wohnung spielt dann keine Rolle mehr. Stattdessen können zukünftig für eine doppelte Haushaltsführung im Inland die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft oder Wohnung angesetzt werden, höchstens jedoch 1.000 Euro im Monat. Dieser Betrag umfasst alle für die Unterkunft oder Wohnung entstehenden Aufwendungen. Das Vorliegen eines eigenen Hausstands in der Hauptwohnung erfordert zukünftig neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Für das Vorliegen eines eigenen Hausstands genügt es also nicht, wenn der Arbeitnehmer im Haushalt seiner Eltern ein oder mehrere Zimmer bewohnt oder wenn dem Arbeitnehmer eine Wohnung im Haus der Eltern unentgeltlich zur Nutzung überlassen wird. Darüber hinaus muss die Nutzung einer Zweitunterkunft oder -wohnung aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Davon geht das Gesetz unter anderem aus, wenn der Weg von der Zweitunterkunft oder -wohnung zur neuen ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der neuen ersten Tätigkeitsstätte beträgt.

Berufliche Unterkunftskosten: Beruflich veranlasste Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte sind zukünftig für bis zu 48 Monate unbeschränkt als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden sie nur noch bis zur Höhe der vergleichbaren Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten berücksichtigt. Um neue Abgrenzungsprobleme von vornherein zu vermeiden, wird gleich typisierend festgelegt, dass eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte von 6 Monaten zu einem Neubeginn dieses 48-Monats-Zeitraums führt. Aus welchem Grund (Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte etc.) die Tätigkeit unterbrochen wird, ist dabei unerheblich. Nutzt der Arbeitnehmer eine Unterkunft zusammen mit anderen Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, ist nur der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil beruflich veranlasst und damit als Werbungskosten abziehbar. Bei Nutzung eines Mehrbettzimmers können der Einfachheit halber die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Den Arbeitgebern bleibt nun bis zum Jahreswechsel Zeit, ihre Reisekostenabrechnung an die neuen Regeln anzupassen, was in den meisten Fällen mit einer Vereinfachung verbunden sein dürfte. Außerdem ist aufgrund der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zumindest die vorgesehene Änderung beim Arbeitsstättenbegriff in ähnlicher Form schon jetzt anwendbar, auch wenn es derzeit noch nicht auf eine "erste Tätigkeitsstätte" ankommt.