Details zur Reisekostenreform: Verpflegungsmehraufwendungen

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen werden durch die Reform des Reisekostenrechts in erster Linie die Mindestabwesenheitszeiten verringert und statt der bisherigen dreistufigen Staffelung wird eine zweistufige Staffelung eingeführt. Aber auch bei weiteren Details gibt es Änderungen. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Einführungsschreiben zur Reisekostenreform ausführlich erklärt, was ab 1. Januar 2014 zu beachten ist.

Eintägige Tätigkeit: Für auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn die berufliche Tätigkeit über Nacht (also verteilt auf zwei Kalendertage) ausgeübt wird und die Abwesenheitsdauer dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden beträgt. Ist daher ein Berufstätiger an einem Kalendertag mehrfach oder durch nächtliche Abwesenheit verteilt auf zwei Tage ohne Übernachtung auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten für diese Tätigkeiten einfach zusammenzurechnen.

Mehrtägige Tätigkeit: Für die Kalendertage, an denen der Steuerzahler volle 24 Stunden außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24 Euro als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit (also mit Übernachtung außerhalb der Wohnung) kann unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Reise von der Wohnung oder von einer der Tätigkeitsstätten angetreten wird.

Auslandstätigkeit: Für Tätigkeiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen, die unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen geltend gemacht werden können. Die entsprechenden Pauschalen für jedes Land werden jeweils vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. Soweit An- und Abreise über Nacht oder sogar über mehrere Tage andauern, genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Berufstätige unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Dreimonatsfrist: Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Um die Berechnung der Dreimonatsfrist zu vereinfachen, gilt aber künftig eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Der Grund der Unterbrechung spielt also keine Rolle mehr, es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Zukünftig führt daher eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Das gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1. Januar 2014 begonnen hat. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt übrigens nur vor, wenn der Steuerzahler dort mindestens an drei Tagen pro Woche tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen betrieblichen Einrichtungen wie Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen etc. findet die Dreimonatsfrist ebenfalls keine Anwendung. Entsprechendes gilt für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und der Dreimonatsfrist erfolgt außerdem stets im Nachhinein, nicht basierend auf Zukunftsprognosen.

Wohnung: Als Wohnung im Sinn dieser Regeln gilt der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird oder die Zweitwohnung am Ort einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung. Somit gilt beispielsweise eine Tätigkeit auch dann als Auswärtstätigkeit mit Übernachtung, wenn der Steuerzahler aus beruflichem Anlass in seinem eigenen Ferienappartement übernachtet, das er ansonsten nur gelegentlich aufsucht, auch wenn für die Übernachtung selbst keine Kosten entstehen.

Pauschalbesteuerung: Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen zahlt, die über den regulären Pauschalen liegen, kann der Betrag, der über die steuerfreien Pauschalen hinausgeht, bis maximal zum Doppelten der regulären Pauschalen mit einem Pauschsteuersatz von 25 % bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden. Entfällt nach Ablauf der Dreimonatsfrist die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, ist auch die Pauschalbesteuerung für erhöhte Erstattungen nicht mehr möglich.